Hans-Jan Rijbering

Het aanbod van evenementen voor professionals, leidinggevenden en andere doelgroepen is groot in ons land. Veel uitnodigingen belanden echter -nauwelijks gelezen- in de prullenmand. Wat ging er mis? Blijkbaar wist de organisator de beoogde deelnemer niet te enthousiasmeren. Daarmee is een belangrijke stap richting genodigden op een misser uitgelopen. Aan de uitnodiging gaat veel vooraf. Ook daarna moet veel werk worden verzet, voordat een evenement, congres of workshop wordt geopend. De auteur beschrijft het hele traject van ontwerp tot en met de evaluatie en de nazorg (contact met de media) van bijeenkomsten. Ieder hoofdstuk sluit af met een zeer behulpzaam lijstje 'does and do nots'. De schrijver geeft veel informatie op het gebied van sprekers, dagvoorzitters, concurrerende bureaus et cetera. Een leuk, nuttig en kleurrijk handboek voor wie evenementen organiseert. Een website, met dezelfde titel als het boek, biedt allerhande praktische tips. De schrijver is een internationale autoriteit op zijn gebied en organiseert masterclasses.

Erik Peekel organiseerde vanaf 2013 een aantal kennissessies met professionals uit de evenementenbranche, onder dezelfde naam als de titel van dit boek. Het boek is bedoeld om deze sessies samen te vatten en daar is Peekel wonderwel in geslaagd. Hij heeft hiermee meer dan een mooi naslagwerk afgeleverd: de praktijkkennis die in onze branche aanwezig is, wordt ontsloten voor een brede doelgroep. De auteur streeft daarmee alle theorieboeken ruim voorbij. Wat biedt het boek? Het boek is logisch ingedeeld. In zeven hoofdstukken worden alle onderdelen van het organiseren van een evenement behandeld: ontwerp, organisatie, uitnodiging, netwerken, werkvormen, verslaglegging en evaluatie. De teksten van de hoofdstukken zijn kort en kernachtig geformuleerd, het geheel leest prettig. Tussen de hoofdstukken zijn illustratieve kaders geplaatst, waarin opdrachtgevers aan het woord komen of bepaalde cases worden belicht. Zo vertelt Pieter Schure (PINO) over zijn voorliefde voor korte draaiboeken. Zelfs zijn draaiboek voor de NSS-top - waarvan iedereen zou denken dat dat de moeder aller draaiboeken is - was maar drie pagina's lang. Wat is minder geslaagd? Het fotowerk in het boek is duidelijk minder geslaagd. Misschien ligt het aan de druk of de afwerking, maar de foto's ademen een jaren '80 sfeer en zijn vaak te donker. De tekeningen die ook in het boek staan, zijn veel beter en passen meer bij stijl van boek. Opvallend is ook het openlijk - met webadres en al - verwijzen naar bestaande bedrijven. Het kan natuurlijk dat die bedrijven ook echt in de kennissessies werden genoemd, maar dan nog is het de vraag of die bedrijfsnamen wel zo passend zijn in dit overzichtswerk. Voor wie geschikt? Met de gekozen opzet en indeling is het boek in de eerste plaats een naslagwerk. Voor veel eventmanagers zal het misschien niet direct nieuws bevatten. Dat neemt niet weg dat Peekel op onderdelen veel gedegen informatie geeft. Zo worden er twaalf verschillende werkvormen beschreven, heel handig als je voor een evenement op zoek bent naar een passende werkvorm. Hetzelfde geldt voor zijn behandeling van sprekersvormen. Ook biedt het boek de nodige tips, zoals: leg badges klaar op bedrijfsnaam, collega's komen toch tegelijk binnen, dus dat scheelt wachttijd. Aan te bevelen? Het boek is zeker aan te bevelen voor gebruik in het onderwijs. Als praktijkboek biedt het een heel goed tegenwicht voor alle theoretische modellen die vaak de aansluiting met de praktijk missen. Bovendien gaat het echt over een event organiseren. Elk hoofdstuk start met een aantal bullitpoints. De student die die punten opvolgt, heeft een uitstekende checklist voor zijn evenement.